Procès-verbal d'assemblée générale des copropriétaires
Le procès-verbal est un document écrit qui constate officiellement le déroulement et les décisions prises lors d’une assemblée générale des copropriétaires. Le procès-verbal est : il détermine la validité des décisions votées, permet leur mise en œuvre et ouvre la possibilité de les contester en justice. Nous vous présentons les informations à connaître.
En principe, le procès-verbal d’assemblée générale est rédigé par le .
Il peut également être rédigé par un des ou par un , ce dernier intervenant à la demande du syndic.
Intitulé de chaque question inscrite à l’ordre du jour Résultat de chaque vote sous chaque question Résultat du vote sous l'intitulé de chaque question inscrite à l'ordre du jour de l'assemblée générale Noms et nombre de voix des copropriétaires qui se sont opposés à la décision (vote contre) ou qui se sont abstenus ou qui sont assimilés à un copropriétaire défaillant en cas de vote par correspondanceDistribution des pouvoirs en blanc par le président du conseil syndical, un membre du conseil syndical ou le président de séanceRéserves formulées par les copropriétaires présents sur la régularité des décisions Incidents techniques ayant empêché un copropriétaire qui a eu recours à la visioconférence, audioconférence ou tout autre moyen de communication électronique de faire connaître son vote Demande formulée par tout copropriétaire en assemblée générale de conserver la voie postale comme mode de communication pour les notifications et les mises en demeure.
Le procès-verbal doit obligatoirement mentionner les éléments suivants :
La feuille de présence de l'assemblée générale doit être annexée au procès-verbal.
Président de séance de l'assemblée générale Secrétaire Scrutateur(s) .
Un procès-verbal des doit être obligatoirement .
Le document est signé à la fin de la tenue de l'assemblée générale ou au plus tard dans les 8 jours, par les personnes suivantes :
Les procès-verbaux sont inscrits par le les uns à la suite des autres au sein d'un registre.
Ce registre peut être tenu sous forme électronique. Dans ce cas, la et les procès-verbaux peuvent être réalisés sous forme électronique et être signés dans les mêmes conditions.
Le syndic doit délivrer une copie ou un extrait du procès-verbal à tout copropriétaire qui en fait la demande. Le contrat de syndic peut prévoir des frais pour la communication de ces documents.
Par lettre recommandée électronique Ou au moyen d'un procédé électronique mis en œuvre par l'intermédiaire d'un prestataire de services de confiance qualifié et garantissant l'intégrité des données, la sécurité, ainsi que la traçabilité des communications.
Les décisions d'assemblée générale doivent être par le syndic de copropriété aux copropriétaires, dans un à partir de la tenue de l'assemblée.
Par principe, la notification est faite par , sauf pour les copropriétaires qui ont demandé à conserver leur communication par voie postale.
Le procès-verbal est ainsi notifié aux copropriétaires :
La notification porte uniquement sur le procès-verbal, sans ses annexes. Elle doit obligatoirement indiquer le délai dans lequel les décisions des assemblées générales peuvent être contestées en justice.
En effet, les ou ont un pour contester les décisions d’assemblée générale. Ce délai commence à partir de la notification du procès-verbal.
Cette action doit être effectuée devant le . Il est obligatoire de se faire assister par un avocat pour cette procédure.
Le procès-verbal ne précise pas dans quelles conditions le vote a eu lieu, ni le résultat exact pour chaque décision (absence du texte voté ou absence de résultat clair). Le procès-verbal ne mentionne pas le nom des copropriétaires qui ont voté contre ou qui se sont abstenus, et qu’il est alors impossible de vérifier si la majorité attendue est atteinteUne décision est présentée comme adoptée à l’unanimité alors qu’il y a eu des abstentions ou des votes contre Le procès-verbal énonce globalement que les résolutions ont été adoptées à la majorité Le procès-verbal ne mentionne pas le nom et le nombre de voix des opposants lors de l’élection du président de séance.
Les irrégularités les plus graves dans la rédaction du procès-verbal peuvent entraîner l’.
C’est notamment le cas lorsque le document ne permet pas de vérifier si les votes se sont déroulés correctement.
C’est le cas, par exemple, lorsque :
après la tenue de chaque assemblée générale des copropriétaires, le de l'immeuble des décisions prises par l'assemblée qui ont des conséquences sur les conditions d'occupation de l'immeuble et sur les charges des occupants.
Il peut s'agir, par exemple, des décisions portant sur l'entretien de l'immeuble, les travaux, une procédure contentieuse opposant un ou plusieurs copropriétaires au syndicat. Lorsque ces décisions comprennent des informations à caractère personnel, il est procédé à l'anonymisation de leur contenu.
Le document contenant ces informations doit être .
La durée d'affichage est de
Si, dans l'immeuble, aucun espace est prévu pour l'affichage, l'information doit être déposée dans chacune des boîtes aux lettres ou remis selon les modalités habituellement utilisées dans la copropriété pour la remise des courriers.
Comment faire si