Quels sont les délais de conservation des documents d'une association ?
Une association doit conserver certains documents pour prouver l'existence d'un droit ou d'une obligation. Les délais de conservation varient en fonction de la nature des documents.
Les documents peuvent être conservés sous format papier ou numérique. La conservation numérique doit garantir l’intégrité, la lisibilité et la sécurité des documents pendant toute la durée de conservation.
L’association doit mettre en place une organisation permettant de conserver ses documents dans de bonnes conditions. Elle peut notamment définir des durées de conservation, classer les documents et prévoir leur archivage.
L’absence de conservation peut entraîner des difficultés à prouver un droit ou une obligation. Elle peut également exposer l’association à des sanctions, notamment en cas de contrôle fiscal ou social.
Déclaration de l'association (copie du dossier déposé en préfecture)Récépissé de la déclaration Copie de la demande d'insertion au registre des associations et fondations d'entreprise (JOAFE) Extrait du JOAFE dans lequel a été publiée la déclaration ( témoin de parution )Statuts modifiés par ordre chronologiqueRèglements intérieurs modifiés par ordre chronologique.
Les documents concernant la création de l'association sont les suivants :
Ils doivent être conservés pendant .
Toutefois, il est conseillé de les garder de manière illimitée. Ces documents peuvent être utiles même après la dissolution de l’association.
Les documents relatifs aux membres de l’association (registre des adhérents, cotisations, correspondances) peuvent être conservés pendant la durée de l’adhésion.
Après la démission ou la radiation d’un membre, les informations le concernant (nom, prénom, adresse, coordonnées) ne doivent pas être conservées au-delà de la durée nécessaire à la gestion de la relation ou au respect des obligations légales.
Un délai de conservation de 5 ans après la fin de l’adhésion peut être appliqué lorsqu’il est nécessaire de conserver ces informations pour des raisons de preuve (par exemple en cas de litige).
Les données peuvent être conservées plus longtemps uniquement si la personne concernée a donné son accord exprès. Cet accord doit être libre, spécifique et clairement exprimé.
À l’issue des délais applicables, les données doivent être supprimées ou anonymisées.
Convocations de l'assemblée générale Feuilles d'émargement, pouvoirs Procès-verbaux d'assemblée Bilan d'activités Rapports du commissaire aux comptes.
Les documents concernant le fonctionnement de l'association sont les suivants :
Ils sont à conserver .
Comptes annuels Livres comptables Pièces justificatives.
Les documents financiers sont les suivants :
Ils doivent être conservés .
Les documents permettant de justifier les obligations fiscales de l’association doivent être conservés pendant au moins .
Il s’agit notamment des déclarations fiscales, des justificatifs relatifs aux impôts et taxes (dont la TVA le cas échéant) ainsi que de tout document permettant de vérifier la situation de l’association au regard de l’administration fiscale.
Les doubles des reçus délivrés aux donateurs ouvrant droit à une réduction d’impôt doivent également être conservés pendant ce délai.
Ce délai court à partir de la dernière opération mentionnée sur les documents ou de l’année d’imposition concernée.
| Type de document | Durée de conservation |
|---|---|
| Bulletin de paie (double papier ou sous forme électronique) | 5 ans |
| Registre unique du personnel | 5 ans à partir du départ du salarié |
| Document concernant les contrats de travail, salaires, primes, indemnités, soldes de tout compte, régimes de retraite... | 5 ans |
| Document portant sur les charges sociales et la taxe sur les salaires | 3 ans |
| Comptabilisation des horaires des salariés, des heures d'astreinte et de leur compensation | 1 an |
| CPAM | 5 ans |
- 4 ans si la distribution est assurée par une personne publique (commune par exemple)
- 2 ans si elle est assurée par une entreprise privée
| Type de document | Durée de conservation |
|---|---|
| Titres de propriété et actes de ventes | Durée d'existence de l'association. Il est conseillé de les conserver de manière illimitée. |
| Contrats de bail, état des lieux, quittances de loyer | Durée du contrat + 5 ans |
| Contrat d'assurance | Durée du contrat + 2 ans |
| Factures de gaz et d'électricité | 2 ans |
| Factures d'eau | |
| Factures de de téléphonie (fixe et mobile) et internet | 1 an |
Conventions de subvention Justificatifs d’utilisation des fonds Comptes rendus financiers.
Les documents liés aux subventions sont les suivants :
Ils sont à conserver pendant .
Certains documents doivent être conservés sans limitation de durée, notamment ceux portant sur la création de l’association.
Les données personnelles doivent être supprimées ou anonymisées à l’issue des délais applicables.
| Type de document | Durée de conservation |
|---|---|
| Documents portant sur la création de l'association | Illimitée |
| Documents portant sur le fonctionnement de l'association | Au moins 5 ans |
| Documents financiers | Au moins 10 ans |
| Documents fiscaux | Au moins 6 ans |
| Documents portant sur les personnes de l'association | Variable (entre 1 et 5 ans) |
| Documents portant sur les locaux de l'association | Variable (entre 1 an et illimité) |
| Documents liés aux subventions publiques | Au moins 10 ans |
- Code de commerce : article L123-22
- Livre des procédures fiscales : article L102 B
- Livre des procédures fiscales : articles L169 à L169A
- Code civil : article 2224
- Code de la sécurité sociale : article L244-3
- Code du travail : articles L3243-1 à L3243-5
- Code du travail : article R1221-26
- Code du travail : article D3171-16
- Code du travail : article D4711-3