Question-réponse

Quels sont les délais de conservation des documents d'une association ?

Une association doit conserver certains documents pour prouver l'existence d'un droit ou d'une obligation. Les délais de conservation varient en fonction de la nature des documents. La liste ci-dessous est non exhaustive : en effet, selon la situation, d'autres documents peuvent être à conserver.

    Les documents concernant la création de l'association sont les suivants :

    Ils doivent être conservés pendant .

    Toutefois, il est conseillé de les garder de manière illimitée.

  • Déclaration de l'association (copie du dossier déposé en préfecture)
  • Récépissé de la déclaration
  • Copie de la demande d'insertion au registre des associations et fondations d'entreprise (JOAFE)
  • Extrait du JOAFE dans lequel a été publiée la déclaration (témoin de parution)
  • Statuts modifiés par ordre chronologique
  • Règlements intérieurs modifiés par ordre chronologique.

    Les informations concernant les membres (nom, prénoms, adresse,...) être conservées après leur démission ou leur radiation.

    Toutefois, elles peuvent être conservées suite à un accord exprès de leur part (c'est-à-dire en manifestant leur volonté de façon apparente, soit par écrit, soit devant des témoins,...).

    Les documents concernant le fonctionnement de l'association sont les suivants :

    Ils sont à conserver .

  • Convocations de l'assemblée générale
  • Feuilles d'émargement, pouvoirs
  • Procès-verbaux d'assemblée
  • Bilan d'activités
  • Rapports du commissaire aux comptes.

    Les documents financiers sont les suivants :

    Ils doivent être conservés  .

  • Comptes annuels
  • Livres comptables
  • Pièces justificatives.

    Les documents permettant de justifier ce que l'association doit ou non aux services fiscaux sont à conserver .

    Il en est de même des doubles des reçus des dons remis aux donateurs pour réduction d'impôt.

    Durée de conservation en fonction du type de document
    Type de documentDurée de conservation
    Bulletin de paie (double papier ou sous forme électronique)5 ans
    Registre unique du personnel5 ans à partir du départ du salarié
    Document concernant les contrats de travail, salaires, primes, indemnités, soldes de tout compte, régimes de retraite...5 ans
    Document portant sur les charges sociales et la taxe sur les salaires3 ans
    Comptabilisation des horaires des salariés, des heures d'astreinte et de leur compensation1 an
    CPAM5 ans

    Durée de conservation en fonction du type de document
    Type de documentDurée de conservation
    Titres de propriété et actes de ventesDurée d'existence de l'association. Il est conseillé de les conserver de manière illimitée.
    Contrats de bail, état des lieux, quittances de loyerDurée du contrat + 5 ans
    Contrat d'assuranceDurée du contrat + 2 ans
    Factures de gaz et d'électricité2 ans
    Factures d'eau
    • 4 ans si la distribution est assurée par une personne publique (commune par exemple)
    • 2 ans si elle est assurée par une entreprise privée
    Factures de de téléphonie (fixe et mobile) et internet1 an

    La loi n'oblige pas les associations à verser leurs archives aux archives municipales ou départementales.

    Les associations peuvent proposer aux archives municipales ou départementales les documents dont elles jugent qu'ils présentent un .

    Les archives municipales collectent et conservent les documents produits ou reçus par les services et établissements municipaux et les documents d'origine privée concernant la ville concernée.

    Les archives départementales collectent et conservent les documents produits par les services publics situés dans le département et les documents privés intéressant l'histoire locale.

    Durée de conservation en fonction du type de document
    Type de documentDurée de conservation
    Documents portant sur la création de l'associationIllimitée
    Documents portant sur le fonctionnement de l'associationAu moins 5 ans
    Documents financiersAu moins 10 ans
    Documents fiscauxAu moins 6 ans
    Documents portant sur les personnes de l'associationVariable (entre 1 et 5 ans)
    Documents portant sur les locaux de l'associationVariable (entre 1 an et illimité)

Et aussi